Mail Merge Microsoft Word – Dalam microsoft word ada sebuah fungsi mungkin sangat berguna dalam menyelesaikan sebuah tugas secara cepat. Yaitu mail merge.
Mail merge adalah sebuah tool pada microsoft word yang berfungsi untuk menghubungkan antara form dengan data. Untuk lebih jelasnya kita ikuti ilustrasi berikut ini.
Misal kita akan membuat SKHU yang di dalamnya terdiri dari Nama, No. Peserta, TTL, dan tabel nilai. Umpanya jumlah siswa adalah 67 siswa. Kalau dibuat secara manual, maka kita harus membuat 67 halaman SKHU. Tapi kalau menggunakan mail merge, maka kita cukup membuat satu halaman form SKHU saja. Bagaimana caranya?
Pertama kita buat database. Database adalah sumber data yang akan dijadikan data input pada form SKHU. Kita buat database menggunakan microsoft excel. Misal kita buat dengan struktur seperti di bawah ini :
no
|
No. psrt
|
nama
|
ttl
|
mtk
|
b.ind
|
ipa
|
jml
|
Rata-rata
|
Seteleh membuat struktur tabel sepeti di atas, silakan anda input data semua siswa pada tabel tersebut. Seteleh selesai silakan anda simpan file tersebut. Misal kita menyimpannya pada drive “D” dengan nama folder SKHU, dengan nama file ‘DATABASE.XLS”. Selesai sudah membuat database.
Sekarang kita lanjut dengan membuat form SKHU. Silakan buka microsoft word dan buat form seperti di bawah ini :
Pendahuluan bla bla bla…………………………………..
NO. PESERTA :
NAMA :
TTL :
NILAI
|
Setelah selesai membuat form, sekarang saatnya kita menghubungkan antara form SKHU dengan DATABASE yang sudah kita buat tadi.
Sebelumnya kita lakukan setting sederhana pada microsoft word, agar data yang ada pada database muncul di form microsoft word tanpa ada perubahan. Caranya :
1. Klik Office Button
2. Klik Word Option
3. Klik Advanced
4. Tarik scrol bar ke bawah sampai pada menu General
5. Centang pada pilihan Confirm File Format Conversion on Open
6. Selesaikan dengan klik OK
Cara Membuat Mail Merge Microsoft Word dan Microsoft Excel
1. Klik Mailings
2. Klik Start Mail Merge – Klik Letters
3. Klik Select Recipients – Klik Use Existing List
4. Silakan bukan file database yang sudah di simpan pada drive “D” folder SKHU
5. Beri centang pada Show All
6. Pilih atau klik Ms Excel Worksheets Via BDA (*xls) – Klik OK
7. Pada dialog box yang muncul klik OK lagi
Nah cara di atas adalah cara menghubungkan atau mengkoneksikan antara form dengan database. Lalu bagaimana cara memasukkan data yang ada pada database pada form agar muncul. Caranya sebagai berikut :
1. Letakkan kursor pada form yang akan di isi. Misal kita akan mengisi form nama, maka letakan kursor pada bagian nama setelah titik dua (lihat form di atas).
2. Klik Insert Merge Field – klik Nama sehingga pada form nama akan muncul kode seperti ini «nama»(begitu seterusnya disesuaikan dengan form yang akan kita isi).
Setelah selesai semua. Sekarang saatnya kita memunculkan data pada form. Silakan anda klik Finish & Merge. Di sini ada tiga pilihan silakan anda pilih di antar dua saja yaitu :
1. Edit Individual Documents, jika kita ingin mengedit terlebih dahulu hasil dari mail meger
2. Print Document, jika kita ingin langsung mencetak hasil mail merge tanpa mereview terlebih dahulu.
Nah, selesai sudah cara membuat mail merge antara microsoft word dan microsoft excel. Semoga bermanfaat.
